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事務職!仕事の目標は目指せ!事務のプロ♪

本日の仕事の流れは・・・っと。

朝一でアレとコレやって・・・、
昨日の物件の返事、午前中に確認しないと。

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私は、長年に渡り、事務職をしています。
朝に、自分の仕事の流れを再確認することから
一日が始まります。

ある日、同じ課の後輩に、仕事について相談を
受けた事があります。

彼女は、今の事務の仕事にマンネリを感じ、
この先にどんな発展性を求めていけばよいのか、
不安に感じているようでした。

事務職を、よりポジティブなものにするために、
何が必要なのか、長年の経験で培ったコツ
紹介しますね。


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事務職が抱える悩み


仕事を覚えることで精一杯だった、新人時代。
何事も新鮮で、毎日が発見の連続でした。

3年もすると、一日の仕事の流れを覚え、
かなり融通も利くようになりました。

社内での信頼も得始め、取引先とのやりとり
にも余裕が出てきた頃です。

しかし、毎日のルーチンワークの連続で、
この先の仕事の延長線には、何があるのか?

少しの不安と物足りなさを感じ始めました。

後輩達をまとめる立場になり、立ち回り方も
スマートになる5年目

しかし、自分のやりたい事は、
これだったのかな?

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このままでいいのかな?

ここで、事務職の本質を思い出すことが、
私にとっての、大きな転換期になりました。

事務職の仕事とは?


一般的な事務職の仕事内容といえば、

  • 電話の対応
  • ファイリング
  • 伝票の処理
  • 経費の精算
  • コピー取り
  • 来客の接待など・・・。

これが、営業事務になると、仕入れ交渉や
納期確認・見積書の作成なども付加されます。

新人の頃は、事務職の仕事を覚える事に
一生懸命で、本来の役目を見失いがちです。

このまま仕事に慣れるうち、自分の目の前の
仕事の単調さに、自分の役目や自分の価値
気付けなくなっていきます。

事務職とは、何のために存在しているのか?

単純な作業の多い事務職ですが、会社の基盤
なっていることに気付いて下さい。

日毎の地道な処理を続け、積み重ねることで、
社員が安心して自分の仕事に取り掛かれるのです。

このことに気付き、サポート役としてスムーズに
会社で立ち回れる事務職は、頼れる存在なのです。

今、あなたのしている仕事を、もう一段上のものに
していきませんか。

単なるルーチンワークから抜け出して、
事務職のプロになるためには、どんな能力
身につけていけばよいのでしょう?

事務職の意識改革


事務的な作業をするだけが、事務職の仕事
ではありませんよ。

事務処理をしていく上で、コミュニケーション
は必須です。

いつも感じるのですが、うまくいった仕事は、
コミュ二ケーションがになっている、
そう感じます。

コミュニケーションについて、例を挙げて
みました。あなたの現状はどうですか?

  • 社内の人との、仕事の進捗状況の報告

  • 想定外の仕事にも、臨機応変に対応する心遣い。

  • 社内や取引先との会話の中で、相手の話をよく
    聞こうと努め、理解する。

  • 自分の考えをうまく説明し、交渉できる。

当たり前ですが、人間関係が円滑だと周りも
仕事がしやすいですよね。

また、仕事に対する意識も、改めて
見直すことも必要ですね。

  • 自分の仕事に、責任を持ち最後までやり遂げる。

  • 自分から、積極的に仕事を見つける。

  • しっかりとした時間管理

  • 仕事の流れを読んで、状況をつかむ。

  • 問題を解決するのに、自分で判断できる。

自分の仕事に誇りを持ち、常に現状を改善
しようとする気持ちが大切ですね。

具体的な仕事のヒント


単純なルーチンワークと、思われがちな事務処理。
しかし、気遣い一つで、実に大きく変わります。

■ファイリング
今のままのファイルの仕方で、本当に良いのか、
導線が整っているのか、再確認してみましょう。

資料の使い道を熟知している事務だからこそ、
誰が使っても使いやすいファイリングを提案
できるのでは。

■電話の対応
受けた電話の取次ぎだけでなく、相手の声で
聞かずとも、折り返しの連絡先を把握できる。

取次ぎ相手が不在の場合でも、前もって内容を
聞いておくことで、ある程度対応できる。

最高に嬉しいのは、担当者が不在でも、
取引先から代替え指名されること。

■経費の精算
事務処理の中でも、特にシビアに考えなければ
いけないのが、経費について。

金額に間違えの無いように、常々の管理は
もちろんですが、経費の分析をしてみて、
コストの削減を提案できると、素晴らしいですね。

また、経理に携わることが多い事務職ならば、
簿記検定の資格をとることで、
更にステップアップできますね。

将来、独立を視野に入れて、税理士
ファイナンシャルプランナーの勉強を
してみてもいいのではないでしょうか。

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事務のプロになるために


様々な事務職の経験をしてきたからこそ、
多くの事に気付くことがあるはずです。

仕事を覚え、スムーズに対応できるように
なるほど、仕事は合理化されていきます。

だから、もっとできるはずのあなたの
能力を余らせてしまうのでしょう。

同じ仕事であっても、視点を変えてみると、
マンネリだとは思えなくなりますよ。

やるべきことは、まだまだたくさんあります。
事務職のプロ、最高の栄冠ですね♪


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