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事務職!仕事のコツは!?

事務職って、実は人の能力が顕著に出ますよね。
著者は窓口の事務業務をやっていて、
トレーナーとして、新人を育てた事も、ありますが、


初めは仕事を覚えるのに頭がいっぱいで、しかも不安で、
どうしたらいいのか、わからない!
そんな状態の子を、たくさん見てきました。


また、小さな会社も経験しているので、
仕事を教えても貰えず、自分で覚えるしかない現場も、
経験しています。


さて、最近気になっている事は、仕事が上手く行かない
続かない、という方が多いこと。

でも、事務職は基本的な事の他に、後はやる気だけで、
どうにでもなるので、


それを知って欲しいと思って、事務職の仕事のコツを、
まとめました。


新しく事務の仕事に就いて、不安な方は、
是非目を通してくださいね。


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その1…仕事を覚える為にメモを取る


まず初めに、これからですが、基本中の基本です。
自分のするべき仕事を、覚える為にも、
メモをとりましょう。

メモを取るタイミングが、わからないという方が、
たまにいらっしゃいますが、

これはメモを取るのに、時間がかかってしまう為に、
タイミングがわからないと、思うようです。

しかし、メモは自分用で、自分一人しか見返しません。
誰かに見せる為に、綺麗に描く必要はなく、
また意味さえ通じれば、単語だけでもいいわけです。

走り書きの単語でいいと思えば、仕事の説明をされつつ、
メモを取る事が、出来る様になりますよ。

後から読んで、読み難くて、忘れてしまいそうと思えば、
空いた時間に、先輩の説明を思い出しつつ、
清書してくださいね。



また、ノートなどにメモをとっても、咄嗟に開けない時、
カンニングペーパーのように、一枚の紙で持っていると、
さっと取り出せて、便利です。

また、書いてある事が細かくて、探す時間がないなら、
派手なマーカーを引きましょう。

メモを折角取ったなら、全て頭に入れてしまうか、
あるいはいざと言う時に、ちゃんと見返せる様に、
メモを取った内容を、使う術も身につけて下さいね。

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その2…仕事をやり易くする為に順序を考える


著者の経験上、仕事が遅かったり、手際が悪い人は、
この順序立てて行動する事が、出来ない事が多い様に、
思います。

言われた仕事をするだけでなく、何故この仕事が、
必要なのか、
これをしたなら、はなにをするのかなどと、

今の仕事が終わって、終わり!ではなくて、
の事を、考えながら仕事をすると、
その内に時間配分なども、覚えていきますよ。



また、途中で突然「あれやって」「これやって」と、
仕事が増える場合、

著者はデスクに付箋を貼リ出して、片付ける仕事が、
一目で分かる様に、しています。

期限付きの仕事は、期限もしっかりわかる様に、
しましょうね。



その3…コミュニケーションをしっかり取る 


ほうれんそう(報告・連絡・相談)が大事、といいますが、
まさにその通り。


上司や、同期とのコミュニケーションを、
なるべく、しっかり取りましょう。

人間関係を築き上げるのが、苦手な人も多いですが、
仕事上、困った事が起こった時に、助けてくれるのは、
上司か同僚です。

もちろん、仕事は仕事と割り切って、
それさえやっていればいい、という考え方もありますが、

人間ですので、トラブルミスはどうしてもありますし、
人間だからこそ、人の好き嫌いも、出てきます。

仲良くしておいて、損はない、という事ですね。

また、同期と仲良くして、愚痴を言い合うのは大切です。
その話し相手すらいない、新人を、
著者は沢山見て来ました。

が、会社に溶け込んで、コミュニケーションをとり、
仕事ができる人の方が、離職率は低いです。



色々書きましたが。
基本的に仕事は何でも、メモを取って、頭に入れて、
考えて行動する
、これが出来れば、いいわけです。

難しく考える事は、なにもありません。
ただ自分が、次に何をするべきか、考えて下さい。



最後に

著者は一年間で、4人の新人を育てました。
年齢は、22歳の若い子から、上は35歳まで。
男性も女性もいます。

育てているうちに、仕事が速い、遅い、
出来る、出来ないというのは、どうしても差がついて、
本人も、それを自覚する様に、なります。

しかし、先輩方は皆、個人個人に能力の差がある事は、
わかっています。

勿論、仕事が出来るに越した事はないですが、
出来なくても、必死に頑張っている姿を見せれば、
あまり嫌な風には、思われません。

(ただし、経営者や、利益主義の上司だと、
 そうはいかない事もあるので、見極めましょう!)

でも、適当でいいやと思っていたり、誠実でない方は、
最初は様子を見てもらえても、いずれはバレますので、
新人の内に、しっかり頑張る姿勢は、見せましょう!





職場は、一日の大半を過ごす時間となりますし、
仕事は仕事と、割り切ろうとしても、
割り切れない部分は、どうしてもあると思います。

それなら、少しでも過ごしやすい場所であるに、
越した事はないですので、

初めのうちこそ、仕事のし易い、いい職場になるよう、
ちょっと力んで、頑張ってみましょう!

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